İşverenin Çalışanın Konum Verisini Takip Etmesi Hukuka Uygun mu?

Çalışanın şirket aracı, cep telefonu veya saha uygulaması üzerinden konumunun izlenmesi iş organizasyonunu kolaylaştırabilir; fakat konum verisi çalışanın günlük hareketleri hakkında ayrıntılı bilgi verdiğinden KVKK bakımından ölçülü bir sistem kurulması gerekir. Hukuka uygunluk, cihazın kime ait olduğundan çok işlemenin amacı ve kapsamıyla ilgilidir.

Konum verisi kişisel veridir

Bir çalışanın belirli anda nerede bulunduğunu gösteren GPS, mobil uygulama, araç takip veya cihaz konumu bilgileri kişiyi belirli veya belirlenebilir hâle getirebildiği ölçüde kişisel veridir. İşverenin iş organizasyonu, sevkiyat güvenliği veya iş sağlığı ve güvenliği gibi meşru amaçları bulunabilir; ancak bu amaçların varlığı sınırsız izleme yetkisi vermez.

Amaç önceden ve somut belirlenmeli

Takibin neden yapıldığı baştan açıklanmalıdır. Örneğin sahada çalışan ekibin iş emrini yönlendirmek veya şirket aracının güvenliğini sağlamakla, çalışanın bütün gün nerede olduğunu merak etmek aynı amaç değildir. KVKK’nın amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme ilkesi gereği daha az müdahaleci yöntemle aynı amaca ulaşılabiliyorsa sürekli ve ayrıntılı konum takibi sorgulanabilir.

Çalışma saati dışındaki izleme daha ağır müdahaledir

İşveren cihazı veya şirket aracı çalışma dışında da çalışanın kullanımındaysa sistemin mesai dışında konum toplamaya devam etmesi özel hayat bakımından daha yoğun müdahale yaratır. Teknik olarak mümkünse takip, işin gerektirdiği zaman ve alanla sınırlandırılmalı; gereksiz geçmiş konum kayıtları tutulmamalıdır.

Aydınlatma ve hukuki sebep

Çalışana hangi verinin, hangi amaçla, ne kadar süreyle işlendiği, kimlere aktarılabileceği ve hangi hukuki sebebe dayanıldığı açık biçimde bildirilmelidir. İstihdam ilişkisindeki güç dengesizliği nedeniyle 'açık rıza aldık' yaklaşımı tek başına güvenli değildir. Rıza dışında bir işleme şartına dayanılıyorsa bunun somut işlem için gerçekten uygulanabilir olması gerekir.

Performans takibine dönüşmemeli

Başlangıçta güvenlik veya lojistik için toplanan konum verisinin daha sonra gizlice performans puanlaması, mola kontrolü veya disiplin amacıyla kullanılması amaçla bağlılık sorununa yol açabilir. Amaç değişiyorsa yeni kullanımın hukuki dayanağı ve aydınlatma yükümlülüğü ayrıca değerlendirilmelidir.

İşveren neyi belgelemeli?

Konum takip politikasında amaç, veri alanları, izleme saatleri, saklama süresi, erişebilen kişiler ve silme prosedürü açık olmalıdır. İhtiyaç ortadan kalktığında verinin tutulmaya devam etmemesi, erişimlerin kayıt altına alınması ve çalışan başvurularına cevap verilebilmesi önemlidir.

İş Saati Dışında GPS Takibi Neden Ayrı Değerlendirilir?

İşin yürütülmesi için araç veya cihazın konum bilgisinin alınması, çalışanın mesai dışındaki bütün hareketlerinin sürekli takip edilmesini kendiliğinden haklı kılmaz. Kişisel veri işlemede amaçla sınırlılık, veri minimizasyonu, belirli saklama süresi ve uygun hukuki sebep aranır. Çalışanın kişisel telefonuna kurulan uygulama, şirket aracı telematiği ve yalnız iş için verilen cihazın takibi farklı mahremiyet düzeylerine sahip olabilir.

Çalışan Aydınlatmasında Neler Belirtilmeli?

Konumun hangi iş amacıyla, ne sıklıkta, hangi saatlerde ve kimler tarafından görülebileceği açıkça belirtilmelidir. Verinin performans puanlaması veya disiplin soruşturmasında kullanılması ilk toplama amacıyla bağdaşıp bağdaşmadığı yönünden ayrıca incelenmelidir. İşverenin yalnız 'çalışan kabul etti' demesi veri işleme faaliyetinin her yönünü otomatik hukuka uygun hâle getirmez.

Bu yazı genel hukuki bilgilendirme amacı taşır. İş ilişkisindeki belge, tarih, işyeri uygulaması ve veri işleme düzeni somut olayda ayrıca incelenmelidir.